Flächen und Räumen können in for.REALESTATE Ausstattungselemente zugeordnet werden: Anschlüsse, Präsentationstechnik, Möbel und Weitere. Manche dieser Ausstattungselemente müssen gewartet werden wie Heizungen, Klimaanlagen oder Rauchmelder. Für jeden Ausstattungs-Datensatz kann daher angegeben werden, ob dieser gewartet werden muss. In diesem Artikel beschreibe ich, wie Wartung in for.REALESTATE abgebildet wird.
Wartung für Ausstattungs-Datensätze aktivieren
Ein Ausstattungs-Datensätz wird durch Setzen des Häkchens „benötigt Wartung“ unter Wartung gestellt. Zusätzlich wird ein Wartungs-Intervall festgelegt: Ein Intervall wird als monatlich oder jährlich versehen mit einem Zähler definiert. Mögliche Wartungs-Intervalle wären beispielsweise „alle 6 Monate“ oder „alle 2 Jahre“.
Wartungs-Datensätze
Die Durchführung einer Wartung wird durch einen eigenen Datensatz des Typs „Wartung“ abgebildet. Dieser ist mit dem Ausstattungs-Merkmal sowie optional mit dem jeweiligen Raum und der Fläche verknüpft. Jede tatsächlich durchgeführte Wartung wird durch einen eigenen Wartungs-Datensatz abgebildet. Wird ein Feuermelder innerhalb von drei Jahren drei mal gewartet, so existieren auch drei Wartungs-Datensätze.
Ein Wartungs-Datensatz wird vor der tatsächlichen Durchführung der Wartung angelegt. Er enthält ein Fälligkeitsdatum, wann die Wartung spätestens erfolgt sein muss. Wird dieses Datum überschritten, können kundenspezifische Workflows gestartet werden, beispielsweise zum Erstellen einer Aufgabe oder zum Versenden einer Email.
Um mit einem Mieter einen Termin für eine Wartung zu vereinbaren, können Aktivitäten wie Emails, Telefonate, Termine und Aufgaben direkt mit dem Wartungs-Datensatz verknüpft werden. Somit enthält jeder Wartungs-Datensatz seine komplette Aktivitäts-Historie – insbesondere auch in Situationen, wo eine Wartung mehr als einen Termin erfordert: Beispielsweise, weil ein Ersatzteil gefehlt hat, oder der Mieter nicht angetroffen und ein weiterer Termin vereinbart wurde.
Ein Wartungs-Datensatz dient auch zur Protokollierung der Durchführung: Bei Bedarf können Fotos und Notizen angefügt werden. Wurde die Wartung erfolgreich durchgeführt, wird der Datensatz geschlossen. Auch das Scheitern einer Wartung kann explizit erfasst werden – beispielsweise bei irreparablen Schäden. Dank unserer Dynamics 365-Basis kann bei Abschluss sofort ein Protokoll als Word- oder PDF-Datei erzeugt werden – oder auch eine Unterschrift des Mieters mittels PowerApps erfasst werden.
Regelmäßige Wartungen
Wird ein Wartungs-Datensatz abgeschlossen, wird sofort ein neuer Wartungs-Datensatz für das entsprechende Ausstattungselement erstellt. Dieser neue Datensatz hat als Fälligkeitsdatum das heutige Datum + das hinterlegte Wartungsintervall gesetzt. Somit ist direkt die Folge-Wartung – beispielsweise in einem Jahr erfasst. Ein unter Wartung stehendes Ausstattungselement hat in for.REALESTATE somit zu jedem Zeitpunkt genau einen in der Zukunft liegenden, offenen Wartungs-Datensatz. Somit werden Ausstattungselemente, bei denen die Wartung nicht korrekt konfiguriert ist, mit einer einfachen Abfrage sichtbar und können sofort korrigiert werden – beispielsweise durch ein Dashboard.
Die Durchführung Planen
Wartungsdatensätze haben ein Fälligkeitsdatum, sind mit Ihrer Ausstattung und diese mit ihrer Fläche verknüpft. Somit lassen sich in for.REALESTATE mit wenigen Klicks Pläne für die Wartungsdurchführung erstellen: Beispielsweise kann über eine einfache Ansicht auf alle dieses Jahr fälligen Wartungen in einem bestimmten Gebäude zugegriffen werden. Der Zuständige Facility Manager kann mit dieser Ansicht dann seinen Arbeitstag planen – und idealerweise mit einer von uns gelieferten PowerApp sofort loslegen.